Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Observatieblad met tijdstippen en taaksoorten’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Vraag hoe vaak dit patroon voorkomt’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Een tweede bezoek tijdens lunch plannen’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Het eerste bezoek aanvullen met een teamgesprek’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Geeft dit bezoek voldoende zicht op de kern van de werkdag?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Voorbereidingsuur komt uit op 2 interacties per halfuur. Bij lunchpiek staat 18 interacties per halfuur. Het verschil bedraagt 16 interacties per halfuur in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Vraag hoe vaak dit patroon voorkomt» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Voorbereidingsuur», en wie kan uitleggen waarom bij «Lunchpiek» een waarde van 18 interacties per halfuur wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Observatieblad met tijdstippen en taaksoorten. Noteer bij Vervolgvraag met context wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Leg de bezochte tijdvakken vast’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Vervolgvraag met context’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Geef aan wat je zelf hebt waargenomen en waar je nog een gesprek of document voor nodig hebt. Bij de vraag ‘Vraag hoe vaak dit patroon voorkomt’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over meelopen op een stille woensdagochtend. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
