Teken de pieken eerst zonder namen
Zet de dagen horizontaal en deel ze op in halve uren. Arceer de twee drukste blokken uit het voorbeeldrooster. Vraag bij een echte vestiging wat de piek veroorzaakt. Dat kunnen gelijktijdige afhaalafspraken zijn, een inloop na het einde van de schooldag of veel telefoontjes aan het begin van de avond. Gebruik waar mogelijk geanonimiseerde kassamomenten of aantallen afspraken om het begin en het einde te controleren.
Markeer nu op een tweede regel wanneer je zelf kunt werken. Vermeld alleen je beschikbaarheid. Medische of andere privégegevens over degene voor wie je zorgt voegen niets toe aan de bezettingsvraag. Tel het overlappende stuk pas als ongedekt wanneer er volgens de werkwijze ook daadwerkelijk een ondernemer of bevoegde vervanger nodig is. Twee opeenvolgende medewerkers die dezelfde taak kunnen uitvoeren, vragen een andere planning dan twee mensen die alleen onder jouw toezicht mogen werken.
Reken met het mandaat van de vervanger
In dit fictieve werkblad zijn zonder vervanger samen zes piekuren per week ongedekt. Stel dat een ervaren collega voor vier van die uren zijn beschikbaarheid bevestigt. De rekensom komt dan uit op twee resterende uren, mits die collega tijdens die vier uur ook werkelijk dezelfde noodzakelijke beslissingen mag nemen. Het is mogelijk dat de winkel open kan blijven, maar dat iemand voor een terugbetaling of een afwijkende opdracht alsnog jou moet bellen.
Schrijf naast de vier afgedekte uren wat de collega zelfstandig afhandelt. Leg er de gemaakte roosterafspraak en eventuele bevoegdheidsafspraak naast. Kan iemand alleen zeggen dat hij het meestal wel redt, kleur die uren dan anders dan bevestigde inzet. Je kunt ze pas als vaste dekking opvoeren als duidelijk is wie komt, voor welke uren en onder welke voorwaarden.
Zoek een oplossing voor de laatste twee uren
Misschien kun je de tweede piek splitsen en voor het resterende beginstuk een bevoegde kracht opleiden. Dat geeft een nieuw kosten- en roosterplaatje. Of je komt tot de conclusie dat een formule met een ander klant- en openingsritme beter aansluit. Schrijf bij beide mogelijkheden op wat je eerst moet navragen, bijvoorbeeld de loonkosten van een getrainde vervanger of het drukste dagdeel van een andere vestiging.
Controleer het resultaat met een tweede week waarin de vaste vervanger een dag vrij heeft. Wat komt er dan opnieuw bij jou terecht? Neem naar een kennismaking je anonieme weekoverzicht mee en vraag de franchisegever de vereiste bezetting te bevestigen. Dan kun je over haalbaarheid praten zonder de zorgsituatie zelf te hoeven uitleggen.
