Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Eigen antwoordoverzicht’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Reflectielijst’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Zijn de open antwoorden kennishiaten of bewuste twijfels over de rol?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Vóór aanvullend gesprek komt uit op 3 punten. Bij na verduidelijkte taakverdeling staat 2 punten. Het verschil bedraagt 1 punten in neerwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Eigen antwoordoverzicht’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Reflectielijst’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Sorteer de onbeantwoorde thema’s». Registreer bij «Vóór aanvullend gesprek» de waarde 3 punten. Registreer 2 punten op een afzonderlijke regel voor «Na verduidelijkte taakverdeling». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Eigen antwoordoverzicht. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Zoek één ervaringsbewijs’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Reflectielijst’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Geef aan wat je zelf hebt waargenomen en waar je nog een gesprek of document voor nodig hebt. Bij de vraag ‘Sorteer de onbeantwoorde thema’s’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een gemengde quizuitkomst. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Eigen antwoordoverzicht’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over sorteer de onbeantwoorde thema’s zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor invuller van een rolcheck en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
