Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Openpuntenlijst met documentverwijzingen’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Leg vast wat daarna nog openstaat’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘De beslisafspraak verschuiven’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘De ontmoeting als informatiegesprek houden’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welk punt kan de beslissing wezenlijk wijzigen?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Voor gesprek komt uit op 0 vragen. Bij na vervolgronde staat 2 vragen. Het verschil bedraagt 2 vragen in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Leg vast wat daarna nog openstaat» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Voor gesprek», en wie kan uitleggen waarom bij «Na vervolgronde» een waarde van 2 vragen wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Openpuntenlijst met documentverwijzingen. Noteer bij Vervolgafspraak wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Rangschik de drie punten’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Vervolgafspraak’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Geef aan wat je zelf hebt waargenomen en waar je nog een gesprek of document voor nodig hebt. Bij de vraag ‘Leg vast wat daarna nog openstaat’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over drie open punten vóór de afspraak. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Openpuntenlijst met documentverwijzingen’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over leg vast wat daarna nog openstaat zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor kandidaat-franchisenemer en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
