Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Inrichtingsvoorstel en bestellijst’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Bepaal ontbrekende marges’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘De bestellijst laten bevestigen’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Met een kleinere eerste bestelling rekenen’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Is voorraad inbegrepen of los te financieren?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Alleen inrichting komt uit op 27.000 euro. Bij met eerste bestelling staat 33.200 euro. Het verschil bedraagt 6.200 euro in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Bepaal ontbrekende marges» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Alleen inrichting», en wie kan uitleggen waarom bij «Met eerste bestelling» een waarde van 33.200 euro wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Inrichtingsvoorstel en bestellijst. Noteer bij Vraag voor de prognose wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Lees de omschrijving van de offerte’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Vraag voor de prognose’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Geef aan wat je zelf hebt waargenomen en waar je nog een gesprek of document voor nodig hebt. Bij de vraag ‘Bepaal ontbrekende marges’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de openingsbegroting mist de eerste voorraad. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Inrichtingsvoorstel en bestellijst’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over bepaal ontbrekende marges zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor kandidaat voor een speciaalzaak en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
